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Executive Administrative Assistant (m/w)

Bochum, DE
Admin - Office Support


Job Description

Zusammenfassung

Laird, mit Hauptsitz in London (UK), ist ein weltweit führendes Unternehmen für hochentwickelte Elektronik- und Wireless-Produkte und beschäftigt circa 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in mehr als 40 Betriebsstätten in 13 Ländern. Die Business Unit Connected Vehicle Solutions (CVS) entwickelt und produziert Lösungen für Fahrzeuge von morgen, die weltweit zum Einsatz kommen.

 

Für unseren Standort in Bochum suchen wir befristet für ein Jahr eine/n

 

Executive Administrative Assistant (m/w)  

Responsibilities
  • Ansprechpartner intern/extern (Management, Mitarbeiter, HR, Betriebsrat, Geschäftspartner, Dienstleister etc.)
  • Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen
  • Erledigung der Korrespondenz in Englisch und Deutsch
  • Planung und Führung des Terminkalenders
  • Reiseplanung
  • Reisekostenabrechnung
  • Organisation von internen und externen Meetings
  • Mitverfolgung und Nachhaltung von laufenden Projekten und Aufgaben
  • Selbstständiges Dokumentenmanagement (Unterschriften einholen, Weiterleiten, Archivieren) sowie Vertragsmanagement im Contract Management System
  • Unterstützung Durchführung EHS (z.B. Übertragung Unternehmerpflichten)
  • regelmäßige Aktualisierung des Org-Charts
  • Protokollführung
  • Gelegentliche Übersetzungen (Announcments, Stellenbeschreibung etc.)
  • Kreditkartenabrechnung
  • Erstellung von PRs in Lotus Notes
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie gelegentliche Kurier- und Paketsendungen
  • Verantwortung für die repräsentative Ordnung der Konferenzräume
  • Reinigung und Wartung der Kaffeemaschinen
  • Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Administrative Assistant
Voraussetzungen
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz / Teamassistenz
  • Professionelles und freundliches Auftreten sowie Kommunikationsstärke
  • Stark ausgeprägtes Organisationstalent, Teamorientierung und Belastbarkeit
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
  • Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse